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Sorgen Bots für eine bessere Customer Experience?

Sorgen Bots für eine bessere Customer Experience?

In Unternehmen steigt abteilungsübergreifend die Anzahl der Kundenkontaktpunkte. Dabei ist die Arbeit stark von Transparenz und Leistungsstärke geprägt. Unterstützung versprechen KI-basierte Bots und smarte Assistenten. Doch selbst bei einfachsten Anfragen ist ein Bot nicht automatisch die beste Lösung – Stichwort Fingerspitzengefühl. Wirklich smarte Lösungen helfen dennoch.

Foto eines Mitarbeiters am Arbeitsplatz mit virtuellem Assistenten
Wertvolle Mitarbeiter sollen nicht arbeiten wie ein Bot. Umgekehrt ist ein Bot kein Mensch, die vollständige Automatisierung daher kaum die ideale Lösung. Schlau ist, wer auf das Beste aus beiden Welten setzt!

„Warum ist das so kompliziert bei Ihnen?“

Dank der Digitalisierung und steigenden Erwartungen der Kunden steigt in so gut wie allen Unternehmen der Wunsch nach einer hohen Customer Experience. Doch das ist leichter gesagt als getan. 

Besonders unzufrieden sind Kunden etwa dann, wenn Unternehmen schon bei Standardanfragen Probleme haben, ihre Bearbeitung lange dauert oder Kunden gar mehrere Anläufe brauchen, um eine Kleinigkeit zu regeln. Erfahrungsgemäß machen Standardanfragen ca. 50 bis 60 Prozent aller Anfragen an Unternehmen aus. Viel Gelegenheit also, um zu scheitern. Dass mitunter selbst die Beantwortung einfacher Anliegen zur Enttäuschung führt, liegt daran, dass Mitarbeiter im gesamten Unternehmen mit verschiedensten Kontaktkanälen und datenführenden Systemen konfrontiert sind, was die Suche nach Informationen gerade unter Zeitdruck erschwert. Handelt es sich um komplexe Vorgänge, potenziert sich das Problem. Kunden lässt das nicht selten entgeistert und frustriert zurück.

Bots sind immer im Dienst

Unterstützung versprechen KI-basierte Bots. Sie automatisieren Telefondialoge und die Bearbeitung von Non Voice-Kontakten teilweise oder vollautomatisch. Zum Beispiel können Voicebots Mitarbeiter bei telefonischen Standardfragen entlasten, Chat-Nachrichten fallabschließend bearbeiten, Nachrichten vorqualifizieren und weiterleiten oder Stammdaten ändern. Ein echt schlauer Voicebot nimmt Telefonanrufe in Empfang und versteht durch leistungsstarke Spracherkennung und Sprachanalyse das Anliegen. Kunden müssen so weniger warten, ihr Anliegen wird schnell gelöst. Dasselbe gilt für E-Mail- und Chatbots. Wirklich intelligent gemacht, pushen Bots die Customer Experience also spürbar.

Smartes Routing kann mehr

Stimmungs- und intent-abhängiges Routing kann einfache, repetitive Anfragen von komplexen Anliegen oder gut gestimmte Kunden von wütenden Kündigern unterscheiden, einen Anruf zu einem Anlageberater oder einem Selfservice routen. Entschieden wird dies je nach Komplexität, Dringlichkeit und Stimmung des Kunden. Durch eine offene Frage zu Beginn des Gesprächs („Was können wir für Sie tun?“) erkennt die KI die Absicht des Anrufers und leitet anspruchsvolle Anfragen wie der Finanzierung einer Immobilie zu einem Sachbearbeiter oder, bei einfachen Anliegen wie dem Kontostand, an einen Selfservice. Dieser erledigt die Anfrage prompt, fehlerfrei und rund um die Uhr. Passt.

Doch selbst bei einfachsten Anfragen ist ein Bot nicht automatisch die beste Lösung. „Ich habe eine Frage zum Bestell-Status“ zeigt einen entspannten, einfachen Vorgang an. „Ich will wissen, wo meine Bestellung bleibt!!!!!“ zeigt dagegen Verärgerung und einen gestörten Prozess. Den Kunden mit einer Bot-Selbstauskunft zu verbinden, wäre intent-basiert zwar möglich, aber nicht besonders schlau. Dann verfeinert idealerweise die smarte Sentiment-Erkennung das Routing und steuert den Mitarbeiter an.

Danke, smarter Buddy!

Und dann wären da die smarten Assistenten, die Mitarbeiter bei der Bearbeitung unterstützen. Sie schreiben relevante Gesprächsinhalte mit und stellen sie sofort zur Verfügung – mitschreiben ist passé. Das dient nicht nur der Konzentration des Bearbeiters, sondern vermeidet auch Fehler Manche Buddys transkribieren erkannte Inhalte einer Anfrage gleich in datenführende Systeme und stellen passende Informationen zum Anliegen bereit. Und sind im Anschluss an eine Bearbeitung weitere Prozessschritte nötig, etwa das Anlegen einer Akte, die Info an einen Spezialisten oder eine Terminvereinbarung, übernimmt das der Assistent. Solche Systeme entlasten den Kundenservice erheblich und pushen die Customer Experience, ohne den Menschen zu ersetzen.

Von Bots und Menschen

Wichtig ist: Wertvolle Mitarbeiter sollen nicht arbeiten wie ein Bot, sondern sich um komplexe, anspruchsvolle Aufgaben kümmern. Umgekehrt ist ein Bot kein Mensch und seine Fähigkeiten sind begrenzt. Wann immer Empathie und Nachdenken geboten sind, wenn es darum geht, verärgerte Kunden zu besänftigen, Fehler zu finden oder automatisierte Entscheidungen zu korrigieren, braucht es den Menschen. Ein Bot kann weder Kündiger zurückgewinnen noch Cross-Selling betreiben. Die Idee der vollständigen Automatisierung führt vermutlich zu einer Customer Experience auf Kellerniveau und verprellt Kunden womöglich noch viel mehr, als ein überforderter Mitarbeiter, bei dem der Kunde seinen Frust wenigstens noch ausagieren kann. Auch wenn das für den Mitarbeiter nicht schön ist. Customer Experience ist und bleibt ein menschlich´ Ding, denn Bots bestellen weder Schuhe noch ein neues Auto und KI hat keine Kunden. Die entscheidenden Phasen der Customer Exerpience sollte man also nicht unbedingt einem Bot überlassen. Denn fürs Fingerspitzengefühl braucht man Finger. Nutzen wir KI aber als tatkräftige Unterstützung, wird plötzlich vieles möglich!

WEBINAR

4Com spricht zu diesem Thema auf der 13. Customer Experience Week vom 7.-11. September.

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