4Com E-Mail Management

E-Mail-, Brief-, Fax-, SMS- und Call-Response aus der Cloud

Unified Messaging mit E-Mail Manager

E-Mail Management - Konzept und Vorteile

Mit dem cloudbasierten 4Com E-Mail Management-System verteilen, qualifizieren, klassifizieren und bearbeiten Sie automatisiert schriftgebundene Mitteilungen wie E-Mails, SMS, Faxe, Briefe, Vorgänge, Voice-Mails, Einträge aus Facebook, Twitter und WhatsApp sowie Chats.

4Com E-Mail Management - Ihre Vorteile:

  • Jeder Kanal ist einzeln buchbar
  • Standortübergreifende, skillbasierte und nach Inhalten klassifizierte Verteilung und Bearbeitung
  • Bearbeitungszeiten und Kontaktgründe werden kanalübergreifend erfasst
  • Abgerechnet wird flexibel pay per Use - Sie zahlen nur, was Sie nutzen!
  • Zur Bearbeitung steht der voll integrierte 4Com E-Mail Client bereit
  • Alternativ nutzen Sie jeden beliebigen, lokalen E-Mail Client

Trusted Cloud

Das 4Com E-Mail Management erfüllt (als Teil der Multichannel ACD) die Cloud-Anforderungen bezüglich Transparenz, Sicherheit, Qualität und Rechtskonformität des Kompetenznetzwerks Trusted Cloud e.V., das unter der Schirmherrschaft des Bundeswirtschaftsministeriums realisiert wird.

Direkt zur Trusted Cloud-Listung

E-Mail Response Management - Key Facts

  • Automatische Verteilung, Klassifizierung u. Response schriftgebundener Mitteilungen (E-Mails, SMS, Faxe, Briefe, Voice-Mails, Facebook-Posts/Kommentare, Twitter-Tweets, Vorgänge, WhatsApp, Chats)
  • Unified Messaging
  • Voll integrierter 4Com E-Mail Client (optional)
  • Hohe Produktivität des E-Mail Response Managements (Klassifizierung, Textbausteine etc.)
  • Geringe Trainingszeiten und -mengen zur Klassifizierung
  • Bearbeitungszeiten und Kontaktgründe werden im E-Mail Response Manager erfasst
  • Berechtigungskonzept mit abgestuften Berechtigungsprofilen
  • Supervisor-Monitor
  • Mögliche Erweiterung um Call-Funktion durch Unified Messaging mit dem E-Mail Management-System
  • Mandantenfähig
  • Einfache Bedienung und Konfiguration des E-Mail Managers
  • Webbasiert aus der Cloud, keine Hardware-Installation
  • Zugriff auf Online-Statistiken zu Abrechnungszwecken
  • Statistik, Analyse, Reporting umfassend und tiefgreifend im 4Com Cockpit
  • Abrechnung des E-Mail Response Managers flexibel pay per Use

E-Mail Management - Funktion

  • Für jeden Kanal definieren Sie Bearbeitungs-Gruppen.
  • Nachrichten werden von Ihrem E-Mail-Server in frei definierbaren Zeitabständen durch das System abgeholt u. automatisch auf zuständige Mitarbeiter verteilt
  • Berücksichtigung diverser, flexibler Routing-Kriterien und Parameter wie Warteplätze, Wartezeiten etc.
  • Wird eine E-Mail nicht innerhalb einer definierten Wartezeit vom vorgesehenen Mitarbeiter geöffnet, wird sie dem nächsten Gruppen-Mitarbeiter zugestellt.
  • Nach der Bearbeitung wird die E-Mail im jeweiligen zentralen Ablage-Projektordner gespeichert.
  • Mitteilungen als Fax, Brief, SMS werden in ein digitales Format konvertiert bzw. gescannt, per OCR in Text gewandelt und in einem FTP-Verzeichnis abgelegt. Diese Mitteilungen vom System abgeholt und verteilt.
  • Mitteilungen Facebook und Twitter werden als Link per E-Mail zugestellt u. im Ursprungssystem bearbeitet
  • Workitems aus ext. Software-Anwendungen werden als Vorgänge verteilt und im Ursprungssystem bearbeitet.
  • Externe Systeme lassen sich anbinden (etwa für Workforce Management, Archivierung)
  • Tipp: Durch Erweiterung des E-Mail Managementsum Call-Funktion verteilen und bearbeiten Sie auch Anrufe (analog Multichannel ACD)

4Com E-Mail Client

Zur Bearbeitung steht der voll integrierte 4Com E-Mail Clientbereit (optional). Er optimiert und vereinfacht die zügige Bearbeitung.

Ihre Mitarbeiter

  • nutzen Textbausteine zur einheitlichen Beantwortung
  • können Stammdaten-Informationen automatisch berücksichtigen und einsetzen, etwa bei Begrüßungsformeln
  • sehen zur Vorgangsverfolgung die komplette Multikanal-Kontakthistorie (Anrufe, E-Mails, SMS, Fax, Brief, Social Media etc)
  • können direkt im Anschluss an einen Kontakt automatische Kundenbefragungen per E-Mail durchführen

Zusatzoptionen

Als Zusatzoptionen sind für das E-Mail Management verfügbar: