Die automatische Telefonzentrale für Ihr telefonisches Unternehmensportal

Automatische Telefonzentrale - Konzept

Je dringender ein Anrufgrund ist, desto verärgerter sind Anrufer, wenn sie den gewünschten Gesprächspartner nicht erreichen – umso mehr, wenn unklar bleibt, wann der Ansprechpartner wieder erreichbar ist. Mit dem 4Com Corporate Call Assistant vermeiden Sie dies! Die automatische Telefonzentrale...

  • sichert die telefonische Erreichbarkeit für alle einzelnen Nebenstellen Ihres Unternehmens
  • sicher die telefonische Erreichbarkeit für das mobile Office
  • ist als Stand-Alone-Lösung oder als Zusatzmodul der 4Com Multichannel ACD verfügbar.
  • steht webbasiert aus der Cloud oder lokal aus Ihrer Private Cloud bereit
  • wird flexibel pay per Use abgerechnet
Nutzen Sie den Corporate Call Assistant als Ihre automatische Telefonzentrale und steigern Sie Ihre Erreichbarkeit um ein Vielfaches!
Beispielhafter Call Flow im Corporate Call Assistant

Telefonischer Erreichbarkeitsassistent - Vorteile

  • Professioneller Außenauftritt durch automatische Telefonzentrale, definiertes Eingangsportal und einheitliche Begrüßung des Anrufers
  • Wartemusik statt Freizeichen (Anrufer bleibt in der Leitung statt aufzulegen)
  • Kommunikation nur einer Service-/Ortsnetzrufnummer je Mitarbeiter
  • Information des Anrufers, wann sein Ansprechpartner erreichbar sein wird und wo er sich befindet (im Meeting, im Urlaub, Dienstreise)
  • Einfacher Mitarbeiter-Statuswechsel
  • Möglichkeit für den Anrufer, eine Nachricht zu hinterlassen (pers. Mailbox)
  • Möglichkeit, einen Vertreter zu erreichen
  • Individueller Call-Flow je Mitarbeiter/je Abteilung
  • Online-Statistiken für Mitarbeiter-Erreichbarkeit, -Servicelevel, -Gesprächszeiten
  • Benutzerfreundliche Oberfläche: Ergonomische Menüstruktur für „kurze Wege“, Anlegen von Favoriten, individuelle Anpassung von Tabellen, Ansichten, tarteinstellungen, integrierte Nachrichtenzentrale,  Monitoring-Wallboard
  • Responsive Design - Oberfläche ist stets an das jeweilige Ausgabemedium (PC /Smartphone) angepasst
  • Steigerung der Erreichbarkeit, Verbesserung des Kundenservice
  • Webbasierte, standortübergreifende Nutzung aus der Cloud
  • Abrechnung pay per Use

Telefonischer Erreichbarkeitsassistent - Funktion

  • Virtuelles Sekretariat: Tageszeitabhängige Anrufer-Begrüßung, Abwesenheitsansage (Dienstreise/Urlaub) mit Enddatum
  • Einfacher Mitarbeiter-Statuswechsel über telefonischen Abwesenheitsassistenten (etwa „1“ für Dienstreise, „2“ für Urlaub/krank, „3“ für „Wieder anwesend ab“)
  • Über Tagesplan-Zeitsteuerung und hinterlegtes Call-Routing werden gültige Rufnummern in definierter Reihenfolge angewählt
  • Weitere Module für Zusammenschaltung zum Call-Flow: Zeitsteuerung, Ansage, Vertreter- und Sammelgruppe (wie Zentrale), Auswahlmenü, Mailbox (Abhörfunktion oder Versand per E-Mail mit WAV-Anhang)

Zusatzoptionen

Als Zusatzoptionen für den Corporate Call Assistant sind verfügbar:

Fax-Empfang

Ergänzend oder alternativ zur Mailbox können beliebig viele Faxboxen im System eingerichtet werden. Die eingehenden Faxe werden in TIFF- oder PDF-Dateien umgewandelt und Ihnen per E-Mail zugestellt. Diese Option erleichtert die zentrale Archivierung, Weiterleitung und statistische Erfassung des Faxverkehrs. Lokale Faxgeräte werden nicht mehr benötigt.

Im Corporate Call Assistant können Sie zum Beispiel für jeden Mitarbeiter eine persönliche Faxbox anlegen.

TAPI-Anbindung

Per TAPI-Schnittstelle ist es möglich, lokale Rufnummern eines Standortes in die Anrufverteilung zu integrieren. Ohne doppelte Kanalbelegungen und zusätzliche Weitervermittlungskosten können so Anrufe auf Nebenstellen freier Mitarbeiter am gleichen Standort vermittelt werden. Die Anrufe werden dabei ohne Anrufumleitung vom System per TAPI vermittelt. Die TAPI-Funktion ermöglicht auch die Besetzt-Erkennung bei Weitervermittlungen und macht Outbound-Gespräche über die ACDmit der lokalen TK-Anlage zu Ihren Flatrate-Konditionen möglich.

Gesprächs-Monitoring

Das Gesprächs-Monitoring ermöglicht es, ausgewählte Telefonate mitzuhören. Einsetzbar als Silent-Monitoring zu Trainingszwecken oder zur Qualitätssicherung. Sie können wählen, ob nur der Mitarbeiter-Kanal, nur der Kunden-Kanal oder beide Kanäle mitgehört werden sollen. Auch eine Chat-Funktion steht optional zur Verfügung. So kann der Coach/Supervisor dem Mitarbeiter direkt Tipps geben. Im Trainingsmodus können Trainer/Supervisor/Coach und Mitarbeiter während der Nachbearbeitungszeit optional telefonisch zusammengeschaltet werden.

Gesprächsaufzeichnung

Um Schulungsbedarf gezielter zu ermitteln, Qualitätskontrollen durchzuführen oder zur Dokumentation mündlicher Aufträge oder Drohanrufe bieten wir die Möglichkeit, Gespräche aufzunehmen. Das Call Recording ist als Sprachaufzeichnung für alle oder nur bestimmte Gespräche einer Gruppe möglich. Neben dem automatischen ist auch der manuelle Aufzeichnungsmodus verfügbar. Um beispielsweise ein getrennt erfragtes Opt-In zu dokumentieren, ist mehrfaches Starten und Stoppen der Aufzeichnung möglich, den einzelnen Aufnahmeabschnitten können dann unterschiedliche Codes zugewiesen werden. Der Aufnahmekanal lässt sich beim Call Recording kunden- oder mitarbeiterseitig einschränken. Die Aufzeichnungen stehen per FTP- oder Web-Download für 28 Tage bereit.

Servicerufnummern

 

4Com Servicerufnummern ermöglichen Ihnen einen modernen und professionellen Kundenservice! Für unterschiedliche Anforderungen stehen Ihnen unterschiedliche Rufnummern-Gassen zur Verfügung:

Geografische Servicerufnummern
Freephone 0800
Servicedienste 0180
Premium Rate 0900-1
Massenverkehr 0137
Mehr unter 4Com Servicerufnummern.

Mandantenfähigkeit

Mit der Mandantenfähigkeit können Sie ein System für mehrere Projekte oder Kunden gleichzeitig einsetzen. Konfigurations- und Statistik-Zugriffsberechtigungen werden strikt voneinander getrennt und völlig autarke Unterkunden können eingerichtet werden.

Audioproduktion

4Com bietet Ihnen eine große Auswahl an professionellen Sprechern und Gema-freier Wartemusik, um Ihren telefonischen Auftritt optimal zu gestalten. Mehr dazu unter 4Com Audio Production.

Gut kombiniert

Kunden, die diese Lösung im Einsatz haben, interessieren sich auch für:

4Com Multichannel ACD - ACD-System für den Kundenservice oder das Call Center zur Verteilung von Call, E-Mail, Fax, Brief, Social Media und WhatsApp

4Com Servicerufnummern - 0800, 0180, 01806, 01807, 0900, 0137 sowie lokale Vorwahlen

4Com Self-Services - Voice und Web Self Service zur automatischen Bearbeitung von Call Center-Anfragen

4Com Customer Feedback - Kundenbefragung telefonisch oder im Web automatisch durchführen