Papier ist trotz der fortschreitenden Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse immer noch das wichtigste Kommunikationsmedium. Deutsche Unternehmen verarbeiten täglich etwa 40 Mio. Briefe, Bestellungen und Formulare. Die überwiegend manuellen Arbeitsschritte bei der Postverarbeitung verursachen hohe Kosten. Mediatrix MAILROOM von 4Com ermöglicht Ihnen die vollständige Verarbeitung eingehender Dokumente – von der OCR-Inhalts-Erkennung über die automatische Klassifikation des Geschäftsvorfalls bis zur Archivierung. Die Effizienzpotentiale sind enorm. Denn Mediatrix benötigt keine komplexen Regelwerke, um einen optimalen Wirkungsgrad zu erreichen.

Mediatrix MAILROOM ermöglicht die selbstlernende Verarbeitung Ihrer sogenannten „bunten“ digitalen Eingangspost. Unabhängig von Dokumenttyp und -struktur werden Brief- und Faxdokumente, E-Mails oder Archivdokumente auf reiner Textebene analysiert und für die Weiterverarbeitung innerhalb Ihrer Organisation kategorisiert: die effiziente digitale Poststelle Ihres Unternehmens.

Während klassische Verfahren des Dokumenten-Managements (DMS) an der digitalen Logistik der Geschäftspost ansetzen, ermöglicht Mediatrix MAILROOM deren automatische Erfassung und Weiterverarbeitung: Plausibilisieren von Kundendaten und Extraktion von Prozessrelevanten Informationen. Die manuelle Nachklassifikation durch MitarbeiterInnen wird dynamisch in den Klassifikationsprozess einbezogen. Dadurch ist die digitale Poststelle von 4Com selbstlernend. Sie ist praktisch frei von administrativen Eingriffen, optimiert eigenständig ihre Wissensbasis und benötigt keine unübersichtlichen Regelwerke.

Mit Mediatrix MAILROOM sind Sie in der Lage, den vollständigen Posteingang Ihrer Organisation auf Basis von grafisch konfigurierbaren Workflows automatisiert weiterzuverarbeiten.

Anhand von beispielhaften Vorgängen aus Ihrer Posteingangsverarbeitung wird eine Struktur der maßgeblichen Geschäftsvorfallsarten entwickelt und automatisch angelernt. Eine zeit- und kostenintensive Entwicklung und Pflege von manuellen Regelwerken muss nicht erfolgen. Dadurch senkt der Einsatz von 4Com-Lösungen, auch in Verbindung mit bereits bestehenden Posteingangs-Systemen, die Betriebsaufwendungen und hilft dabei die Bearbeitungsdauer und -qualität zu optimieren.

Neben der intelligenten Klassifikation bietet Mediatrix MAILROOM auch verschiedene Extraktionsverfahren, die eine automatische Übertragung von Dokumentinhalten in bestandsführende Unternehmenssysteme ermöglichen. Sowohl die inhaltsbezogene (linguistische) Datenidentifizierung, als auch die positions- und template-bezogene Extraktion wird zur Automatisierung der Postverarbeitung verwendet.

Der Einsatz wissenschaftlicher Methoden im Input-Management markiert den Wechsel zu einer neuen Generation von digitalen Posteingangslösungen. Nutzen Sie die Potentiale, die Ihnen intelligente Softwarelösungen von 4Com für die schrittweise Automatisierung der Dokument- und Wissensverarbeitung innerhalb Ihrer Organisation bieten.

• Fehleroptimierte OCR-Extraktion von beliebigen Eingangsdokumenten
• Nutzung und Einbindung vorhandener OCR-Lösungen durch „Virtuelle OCR“
• Visuelle und inhaltliche Klassifikation von Formularen durch iForm
• Inhaltsklassifikation auf Basis gewichteter KI-Technologien mit iBooster
• Selbstlernende Verarbeitung aller Dokumentarten unabhängig von ihrer Struktur
• Grafische, linguistische und regelbasierte Extraktion von Dokumentdaten
• Unscharfe Suche in Datenbeständen und Dokumenttexten
• Dynamische Trainingssets: Reaktion von MitarbeiterInnen beeinflusst Wirkungsgrad
• Skalierbare Gesamtarchitektur und beliebige Anbindung von Bestandssystemen
• Grafischer Workflow-Designer und umfangreiche Analyse- und Reporting-Tools

• Senkung der Durchlauf- und Bearbeitungszeiten für schriftliche Kundendokumente
• Automatisierung der Verarbeitung durch Datenextraktion und Dunkelverarbeitung
• Verarbeitung aller Dokumentarten (Freitext, Formulare, Rechnungen) in einer Systemlösung
• Dynamische Optimierung der Klassifikationsqualität ohne administrative Eingriffe
• Optimale Steuerung des Betriebs durch grafische Workflow- und Monitoring-Tools